VACCINATIEREGISTER streeft ernaar om te zorgen voor goede advisering, afhandeling van vragen en software ontwikkeling. Daarom is het nodig dat VACCINATIEREGISTER beschikt over informatie over u. Deze informatie noemen wij persoonsgegevens. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres, maar ook informatie over uw bedrijf. VACCINATIEREGISTER vindt uw privacy belangrijk. VACCINATIEREGISTER gaat daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. VACCINATIEREGISTER respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonlijke informatie strikt vertrouwelijk en in overeenstemming met de privacywetgeving wordt behandeld.

In dit privacystatement legt VACCINATIEREGISTER uit welke persoonsgegeven zij verwerkt, voor welke doeleinden en wat zij daarmee doet. Verder kunt u in dit statement lezen wat uw rechten zijn en waar u terecht kunt met vragen over uw privacy.

Verwerking van gegevens in onze software

VACCINATIEREGISTER levert softwarepakketten aan huisartsen, travel clinics, GGD’en en andere gezondheidsinstellingen. Deze instellingen verwerken vervolgens de gegevens van particulieren in die softwarepakketten. Hierbij is VACCINATIEREGISTER slechts betrokken als de softwareleverancier (verwerker); wij bepalen verder niet wat er met die gegevens gebeurt en wij verwerken die gegevens ook niet voor eigen doeleinden. Voor informatie en vragen over de gegevensverwerkingen die plaatsvinden bij de afnemers van VACCINATIEREGISTER, kunt u terecht bij de zorginstellingen zelf. 

Het onderhavige privacystatement ziet niet op de gegevensverwerkingen die namens de zorginstellingen worden verricht. In dit privacystatement legt VACCINATIEREGISTER uit hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar eigen klanten.

Doeleinden van de verwerking

VACCINATIEREGISTER verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:

• het voeren van de administratie en het interne beheer van VACCINATIEREGISTER;
• voor de bekostiging van de aan u geleverde diensten;
• voor de naleving van wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
• om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen; • de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
• de afhandeling van uw support vraag;
• voor het verbeteren van de dienstverlening van VACCINATIEREGISTER;
• voor het doen uitoefenen van een accountantscontrole; • voor eventuele klachtbehandeling en geschilbeslechting.

Welke persoonsgegevens verwerkt VACCINATIEREGISTER?

VACCINATIEREGISTER verwerkt alleen gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. VACCINATIEREGISTER verwerkt onder meer de volgende persoonsgegevens van u:

• uw persoonsgegevens en uw contactgegevens, zoals uw (bedrijfs)naam, adres, woonplaats en uw e-mailadres en telefoonnummer;
• facturatiegegevens;
• correspondentie;

Rechtsgrond voor de verwerking

VACCINATIEREGISTER verwerkt uw persoonsgegevens alleen:

• als u hiervoor toestemming geeft;
• ter uitvoering van de overeenkomst met VACCINATIEREGISTER en voor het interne beheer van de instelling;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van VACCINATIEREGISTER.

Gerechtvaardigd belang

Het gerechtvaardigd belang van VACCINATIEREGISTER, zoals hierboven geschreven, is gelegen in:

• het doen van intern onderzoek (hiervoor worden uitsluitend persoonsgegevens gebruikt die niet direct herleidbaar zijn naar u);
• kwaliteitscontroles;

Uitwisseling met derden

Uw persoonsgegevens zijn bij VACCINATIEREGISTER in vertrouwde handen. VACCINATIEREGISTER deelt uw persoonsgegevens niet met anderen dan VACCINATIEREGISTER (derden), tenzij:

• u toestemming geeft voor de betreffende verstrekking;
• u heeft gevraagd deze gegevens aan een derde te verstrekken;
• VACCINATIEREGISTER wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken;
• de gegevensverstrekking noodzakelijk is om goede zorg aan u te verlenen en om de met u gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren;
• de gegevensverstrekking noodzakelijk is met het oog op het beheer van de instelling;

Bewaartermijn

VACCINATIEREGISTER houdt zich aan de wettelijke termijnen voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. VACCINATIEREGISTER bewaart:

• contact- en administratiegegevens 7 jaar;
• een eventueel klachtdossier tot 5 jaar na beëindiging van het klachtdossier;

Beveiliging van persoonsgegevens

VACCINATIEREGISTER neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. VACCINATIEREGISTER heeft hiervoor verschillende beveiligingsmaatregelen genomen, waaronder encryptie van data, versleutelde communicatie en de vertrouwelijke behandeling van uw gegevens.

Uw rechten

Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende rechten. We zetten de rechten voor u op een rijtje.

Inzagerecht

U heeft het recht de door VACCINATIEREGISTER verwerkte persoonsgegevens in te zien en hiervan een overzicht te ontvangen.

Correctierecht

U heeft het recht gegevens te laten wijzigen indien de gegevens niet juist zijn. Ook kunt u een aanvullende verklaring toevoegen aan uw dossier.

Vernietigingsrecht

U heeft het recht een vernietigingsverzoek in te dienen. VACCINATIEREGISTER vernietigt in dat geval uw gegevens, tenzij VACCINATIEREGISTER wettelijk verplicht is de gegevens te bewaren of het belang van een derde zwaarder weegt dan uw recht op vernietiging van de gegevens.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u op grond van uw bijzondere situatie bezwaar kunt maken tegen verwerkingen van persoonsgegevens als deze worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van VACCINATIEREGISTER. Als u een dergelijk verzoek indient stopt VACCINATIEREGISTER met de verwerking van deze gegevens, tenzij dwingende en legitieme gronden zwaarder wegen dan uw recht.

Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kort gezegd in dat VACCINATIEREGISTER de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:

1. in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
2. indien de gegevensverwerking onrechtmatig is, maar u geen verwijdering wenst en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan;
3. indien VACCINATIEREGISTER de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak, of;
4. u in afwachting bent van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de door u aan VACCINATIEREGISTER verstrekte gegevens te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die VACCINATIEREGISTER verwerkt op grond van uw toestemming of op grond van een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die VACCINATIEREGISTER al in digitale vorm verwerkt.

Uitoefening van uw rechten

Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos. U oefent uw rechten uit door contact op te nemen met VACCINATIEREGISTER via onderstaande contactgegevens.

Termijnen

VACCINATIEREGISTER beantwoordt uw verzoek binnen één maand. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zal VACCINATIEREGISTER u hierover binnen één maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in dat geval wordt verlengd met twee maanden. Dat betekent dat de beantwoordingstermijn kan oplopen tot maximaal drie maanden.

Identificatie

VACCINATIEREGISTER vraagt bij alle verzoeken om een bewijs van uw identiteit. Dit doet VACCINATIEREGISTER onder meer om te voorkomen dat VACCINATIEREGISTER persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekt of de verkeerde persoonsgegevens wijzigt of verwijdert.

Individuele afweging bij ieder verzoek

VACCINATIEREGISTER beoordeelt ieder verzoek zorgvuldig. Er kunnen namelijk omstandigheden zijn die maken dat VACCINATIEREGISTER aan een bepaald verzoek geen gehoor kan geven. VACCINATIEREGISTER zal ieder verzoek steeds op basis van de individuele omstandigheden van het geval beoordelen. Mocht VACCINATIEREGISTER aan een bepaald verzoek niet kunnen voldoen, dan zal zij dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. Als u het niet eens bent met de beslissing van VACCINATIEREGISTER, kunt u hierover een klacht indienen bij VACCINATIEREGISTER of in het uiterste geval deze beslissing door een rechter laten toetsen.

Functionaris gegevensbescherming

VACCINATIEREGISTER heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert VACCINATIEREGISTER over de privacywetgeving. De FG is de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan. U vindt de contactgegevens van de FG onderaan dit privacystatement.

Toezichthouder

De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vragen

Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door VACCINATIEREGISTER verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over uw privacy contact op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

VACCINATIEREGISTER behoudt zich het recht voor om dit privacystatement op ieder moment te wijzigen. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van VACCINATIEREGISTER. Hier is ook de meest actuele versie van dit privacystatement te raadplegen. VACCINATIEREGISTER raadt u aan dit privacystatement regelmatig te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

VACCINATIEREGISTER kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacystatement. In dat geval neemt VACCINATIEREGISTER contact met u op alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze Privacystatement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens: info@vaccinatieregister.nl of telefoon: 085-4019430.